Coordination nettoyage & linge automatisée - CleanLux

Le projet

CleanLux opère sur un flux très opérationnel : logements à préparer entre deux séjours, équipes terrain à coordonner, linge à suivre, consommables à réapprovisionner et propriétaires à informer. Le point de friction venait de la répétition quotidienne : chaque réservation déclenchait une série de micro-actions manuelles qui devaient être exécutées sans erreur dans des créneaux courts.

Le projet pilote visait un objectif simple : transformer chaque départ voyageur en mission terrain structurée, assignée, suivie et documentée par photo, sans multiplier les messages manuels.

Processus avant

• Les réservations étaient vérifiées manuellement pour identifier les départs et arrivées proches.
• Les missions de ménage, linge et réassort étaient envoyées par message au cas par cas.
• Les photos de fin d’intervention restaient dispersées dans des conversations.
• Les oublis de consommables ou les retards étaient détectés trop tard.

Workflow automatisé

Le workflow automatise la chaîne entre la réservation, la mission terrain, le contrôle qualité et la notification au client ou au gestionnaire.

Composants du workflow

Composant	Rôle
Calendriers OTA	Détection des arrivées, départs et fenêtres disponibles pour intervention.
n8n	Orchestration des missions, rappels, statuts et escalades.
WhatsApp Business	Notifications terrain et rappels avant intervention.
Airtable	Planning opérationnel des logements, équipes, priorités et statuts.
Cloudinary	Stockage organisé des photos avant/après et rapports de contrôle.
Google Sheets	Vue simple pour le suivi des volumes, incidents et consommables.

Mesure d’impact

La baseline a porté sur le temps passé à créer les missions, relancer les intervenants, vérifier les photos, informer les gestionnaires et consolider les incidents.

• 18 heures par semaine économisées sur la planification et les relances.
• 85% de passations ratées en moins grâce aux statuts et rappels automatiques.
• 100% des interventions documentées par rapport photo horodaté.
• Alertes 24/7 en cas de mission non confirmée, photo manquante ou anomalie terrain.

Gouvernance & reprise manuelle

Le workflow ne remplace pas le responsable opérationnel. Il prépare, assigne, rappelle et documente. Les cas sensibles restent escaladés : logement endommagé, retard critique, consommable manquant, intervention urgente ou réclamation client. Une procédure de reprise manuelle permet de poursuivre l’exploitation même si une API ou un canal de notification est indisponible.

Résultat

CleanLux dispose d’un flux plus fiable entre réservation, intervention et validation qualité. Les équipes terrain reçoivent des instructions claires, les gestionnaires récupèrent des preuves structurées, et le suivi quotidien demande moins de coordination manuelle.