Suivi chantier & devis automatisé - BernyConcept

Le projet

BernyConcept accompagne des projets d’aménagement commercial et de rénovation tous corps d’état, de la consultation initiale jusqu’à la livraison. Le flux opérationnel implique des demandes de devis, visites techniques, pièces jointes, photos, échanges client, documents administratifs, planning et suivi d’avancement.

Le besoin prioritaire était de réduire la charge administrative sans rigidifier le métier. Un chantier garde toujours une part d’exception : contraintes terrain, changements de planning, documents manquants, validations client. Le workflow devait donc automatiser la préparation et la traçabilité, tout en laissant les décisions projet au responsable.

Processus avant

• Les demandes de devis arrivaient par formulaire, email ou téléphone, avec des informations incomplètes.
• Les photos, plans et documents étaient rangés manuellement dans des dossiers.
• Les relances pour visite, pièces manquantes ou validation devis prenaient du temps.
• Le reporting chantier était préparé à partir de notes, photos et messages dispersés.

Workflow automatisé

Le workflow pilote structure la demande entrante, crée l’espace projet, déclenche les relances utiles et prépare une synthèse exploitable pour le suivi.

Composants du workflow

Composant	Rôle
Formulaire devis	Collecte structurée du besoin, du lieu, des surfaces et des contraintes.
n8n	Orchestration du flux, création des dossiers, relances et statuts.
Google Drive	Classement automatique des photos, plans, devis et documents projet.
Calendly	Proposition de créneaux pour visite technique ou rendez-vous de cadrage.
Notion	Tableau de suivi des prospects, projets, documents manquants et prochaines actions.
PDF	Génération de synthèses projet et supports de reporting.

Mesure d’impact

La baseline a comparé le temps passé sur le tri des demandes, le rangement documentaire, les relances et la production de synthèses projet.

• 10 heures par semaine économisées sur les tâches administratives récurrentes.
• 60% de charge administrative en moins sur la préparation des dossiers.
• Reporting chantier préparé en 2h au lieu d’une consolidation manuelle étalée sur plusieurs échanges.
• 0 demande perdue grâce à un statut obligatoire pour chaque nouveau projet.

Gouvernance & reprise manuelle

Le workflow respecte une logique de pilotage humain. Il qualifie, prépare et relance, mais ne valide pas un devis, un budget ou un planning critique sans confirmation. Les règles métier, statuts, accès et procédures de reprise manuelle sont documentés pour que le flux reste maintenable.

Résultat

BernyConcept gagne en réactivité sur les demandes entrantes et en lisibilité sur le suivi projet. Les documents sont rangés dès le départ, les relances ne dépendent plus de la mémoire du jour, et le reporting devient un sous-produit du workflow au lieu d’une tâche administrative séparée.